IZJAVA O ZAUPNOSTI PODATKOV KANDIDATOV podjetja:

TRIMATUS, kadrovska agencija d.o.o., Cesta k Tamu 77, 2000 Maribor, ID za DDV: SI57506833, matična številka: 8144109000, glavna dejavnost podjetja: N78.200 – Posredovanje začasne delovne sile

Podjetje TRIMATUS d.o.o. je zavezano k varovanju in spoštovanju vaše zasebnosti. V tej Izjavi o zaupnosti podatkov kandidatov so opisane vaše pravice do zasebnosti, ki se nanašajo na podatke o vas, ki jih obdelujemo, kot tudi korake, ki jih sprejemamo za varovanje vaše zasebnosti.

Za izvajanje naših delavnosti uporablja podjetje  TRIMATUS d.o.o. več informacijsko-tehnoloških sistemov. V določenih primerih zagotavlja podjetje TRIMATUS d.o.o.  svojim kandidatom/osebju »on-line« bazo/ spletni portal (‘portal’). Portal vam omogoča iskanje in prijavo na delovna mesta, ki jih razpisujejo podjetje TRIMATUS d.o.o., ki se ujemajo z vašimi interesi, sposobnostmi in/ali izkušnjami, ter sodijo znotraj področji za katere ste izkazali interes oziroma zanimanje za delo.

Osebni podatki, ki jih podjetje TRIMATUS d.o.o. običajno zbira:

  • vaše ime, datum in kraj rojstva, državljanstvo, št. osebne izkaznice, datum poteka osebne izkaznice, podatki o otrocih do 15 leta, kontaktne podatke in podatke o usposobljenosti (izobrazba, tečaji, usposabljanja in delovna praksa), dokumente, ki izkazujejo vašo identiteto in pravico do dela, ter druge podatke, ki ste jih navedli v vašem življenjepisu;
  • če se v portal prijavite z vašim računom na družbenem omrežju LinkedIn ali drugem družbenem omrežju: tudi podatke, ki so navedeni na vašem profilu;
  • če stopite v stik z nami bomo v določenih primerih ohranili zapis te korespondence ali elektronske pošte;
  • povratne informacije o vas, ki jih podajo naši zaposleni in tretje stranke; kadar podate povratne informacije o drugih običajno ohranimo tudi takšne podatke, ki prav tako predstavljajo vaše osebne podatke (gre za vaše mnenje oziroma za t.i. reference);
  • zbiramo lahko tudi podatke o vašem obisku naše spletne strani/portala, vključno (a ne omejeno na) z vašim naslovom IP, podatki o brskalniku, časovno oznako, lokacijo, prometnimi podatki države, podatki lokacije, spletnimi dnevniki in drugimi komunikacijskimi podatki ter viri do katerih dostopate. S pomočjo teh podatkov bo vaš obisk naše spletne strani/portala v bodoče lažji. Morda vam bomo, na primer, predlagali delovna mesta, ki jih vodijo lokalne podružnice v bližini lokacije, kjer ste se nahajali ko ste z nami navezali stik;
  • prav tako lahko zbiramo tudi podatke za namene trženja in analize, vključno s podatki o vašem odzivanju na elektronsko pošto, sporočila SMS, telefonske klice in druge tržne kampanje;
  • fotografije in video posnetke vaše prisotnosti na usposabljanjih ali podobnih tečajih (na tečaju boste imeli priložnost zahtevati, da se vas ne snema oziroma fotografira);
  • podatke o morebitnih invalidnostih in prilagoditvah za katere bi morda morali poskrbeti na vašem delovnem mestu; in
  • v določenih primerih bomo lahko zbirali tudi občutljive osebne podatke, kjer nam to dovoljuje zakonodaja.

Podjetje zbira in obdeluje osebne podatke:

  1. da bi vam zagotovilo storitve, ki jih od nas pričakujete, kot so iskanje primernih delovnih mest/napotitev na katere bi se prijavili, pomoč pri usposabljanju oziroma olajšanje procesa prijave za delovna mesta/napotitve. To vključuje pošiljanje vašega profila in življenjepisa potencialnim delodajalcem v obravnavo in obveščanje o bodočih delovnih priložnostih preko elektronske pošte, telefona, pošte in/ali drugih komunikacijskih metod;
  2. z vašim soglasjem lahko vaše kontaktne podatke uporabljamo tudi za namene neposrednega trženja (npr. Preko elektronske pošte, sporočil ali telefona);
  3. da bi nadalje razvili, testirali in izboljšali našo spletno stran/portal oziroma druge obstoječe ali nove sisteme/procese in vam s tem zagotavljali boljše storitve; to se izvaja pretežno v kontekstu novih informacijsko-tehnoloških sistemov in procesov, tako da je mogoče vaše podatke uporabiti pri preizkušanju tistih novih informacijsko-tehnoloških sistemov in procesov, kjer z namišljenimi podatki ni mogoče v celoti posnemati delovanja tega novega informacijsko-tehnološkega sistema;
  4. za opravljanje študij in statističnih ter analitičnih raziskav, na primer za primerjavo učinkovitosti našega posredovanja kandidatov (oz. zapolnitve potreb) v različnih poslovnih dejavnostih/panogah in na različnih geografskih lokacijah, ter za identifikacijo dejavnikov, ki bi lahko vplivali na te identificirane razlike;
  5. za zagotavljanje skladnosti s pravnimi obveznostmi, kjer je to potrebno; in
  6. vaše podatke lahko obdelujemo tudi: za krepitev varnosti in zaščite ljudi, prostorov, sistemov in sredstev, za spremljanje skladnosti z notranjimi politikami in postopki, za upravljanje komunikacijskih in drugih sistemov, za preiskovanje oziroma odzivanje na incidente in pritožbe, v primeru obstoja fotografij ali video posnetkov izobraževalnih tečajev za notranje poročanje, da so bili izobraževalni tečaji in njihove vsebine izvedeni (npr. v notranjih uskladitvah) in tudi za notranje trženje podobnih tečajev in njihovo zunanje trženje tretjim strankam, za zagotavljanje skladnosti z obveznostmi in pravicami ter sodelovanje v preiskavah, ki jih izvajajo policija ali drugi prekrškovni oz. regulatorni organi.

Podjetje lahko vaše osebne podatke hrani pet let po registraciji oz. po ažuriranju vaših podatkov. Če ste pri iskanju dela pri nas uspešni, mora podjetje vaše osebne podatke ohraniti dlje, zaradi zagotavljanja skladnosti z našimi tekočimi pravnimi in pogodbenimi obveznostmi. Trajno hranimo vaše pogodbe o zaposlitvi, registracije in odjave iz socialnega zavarovanja, evidence o delovnem času, preventivnih pregledih, izobraževanj iz varstva in zdravja pri delu,… in vse ostale dokumente, ki vsebujejo podatke o delavcu, (»izvirni dokumenti na osnovi katerih so podatki vneseni v evidence o zaposlenih se hranijo kot dokumenti trajne vrednosti«) in podatke o plači (vključno s plačilnimi listami in podatki v zvezi s plačo, itd.). Druge osebne podatke hranimo pet let (oz. dokler je možno sprožiti oz. voditi kakršen koli sodni ali upravni postopek) oz. deset let, kjer tako določa davčna zakonodaja. 

Vaše podatke lahko razkrivamo tudi tretjim osebam. Podatke razkrivamo v zgoraj omenjene namene. To počnemo v naslednjih okoliščinah:

  • Našim dobaviteljem. V podporo našemu razmerju z vami lahko, na primer, angažiramo ponudnika administrativnih in operativnih del. Za ohranjanje zaupnosti vaših podatkov in spoštovanje vaše zasebnosti, bodo ponudniki podvrženi pogodbenim in drugim zakonskim obveznostim in bodo deležni le dostopa do podatkov, ki jih potrebujejo za opravljanje njihovih funkcij; dotični ponudniki so običajno ponudniki informacijsko-tehnoloških storitev (gostijo ali podpirajo naše informacijsko-tehnološke sisteme, vključno s podatki o vas), lahko tudi podjetja za upravljanje s prostori (skrbijo za fizično varovanje stavb, zaradi česar potrebujejo podatke o vas za odobritev vašega dostopa do naših stavb) in dobavitelji revizijskih, pravnih, finančnih in računovodskih storitev (morda morajo upravljati s podatki o kandidatih za obdelavo obveznosti in terjatev). Angažiramo lahko tudi ponudnike informacijsko-tehnoloških storitev in rešitev, ki lahko vključujejo razgovor preko videa in orodja za ocenjevanje sposobnosti (seznam pogodbenih obdelovalcev na vpogled).
  • Našim pogodbenim partnerjem v drugih državah. Ta podjetja se lahko nahajajo v ali izven Evropske unije; različni člani skupine izpolnjujejo različne naloge, kot rezultat pa se vaši podatki lahko z njimi delijo v različne namene:
  • Našim naročnikom/potencialnim delodajalcem: vaše podatke bomo lahko delili z našimi naročniki, ki ponujajo prosta delovna mesta/napotitve za katere bi se lahko zanimali oziroma z našimi naročniki, ki jih zanima vaš profil. V zvezi z vašimi podatki so dolžni spoštovati pogodbene obveznosti in druge obveznosti glede zaupnosti, ki jih imajo do nas in do vas;
  • Vaše podatke bomo lahko oziroma na zahtevo delili z državnimi organi, prekrškovnimi oziroma organi kazenskega pregona, če po naši lastni presoji verjamemo, da smo za to pravno zavezani ali pooblaščeni oziroma, da bi bilo to preudarno storiti; in
  • Lahko tudi v okviru potrebne skrbnosti v zvezi z (ali izvedbe) združitvijo, prevzemom ali drugačnim poslom, se lahko pojavi potreba po razkritju vaših podatkov potencialnemu prodajalcu ali kupcu in njihovim svetovalcem.

Vaše pravice   (kandidatov, zaposlenih, vseh, ki ste kadarkoli z nami navezali stik ali mi z vami)                

  • Pravica do dostopa in pridobivanja kopije vaših osebnih podatkov

Upravičeno lahko zahtevate informacije o tem, ali obdelujemo vaše osebne podatke. V takšnem primeru lahko dostopate do nekaterih vaših osebnih podatkov (preko portala) in določenih podatkov o načinu njihove obdelave. V določenih primerih lahko zahtevate, da vam zagotovimo elektronsko kopijo vaših podatkov.

  • Pravica do popravljanja vaših osebnih podatkov

Če lahko dokažete, da osebni podatki, ki jih imamo o vas niso pravilni, lahko zahtevate, da se takšni podatki posodobijo oziroma popravijo na kakšen drugačen način. Vzpodbujamo vas, da dostopite do portala, kjer je to mogoče, in svoje osebne podatke neposredno posodobite.

  • Pravica biti pozabljen/do izbrisa podatkov

V določenih primerih imate pravico zahtevati, da obdelavo vaših osebnih podatkov omejimo in/ali da vaše osebne podatke izbrišemo. Takšno zahtevo lahko izrazite kadarkoli, podjetje Adecco pa bo ocenilo, ali je vaši zahtevi treba ugoditi. V vsakem primeru je ta pravica podvržena našim morebitnim zakonskim pravicam ali obveznostim glede ohranjanja podatkov. V primerih, kjer v skladu z zakonodajo ugotovimo, da je treba vaši zahtevi za izbris podatkov ugoditi, bo podjetje Adecco to storilo brez nepotrebnega odlašanja. Prosimo vas, da upoštevate, da vam po izbrisu podatkov, podjetje morda ne bo več moglo zagotavljati storitev, saj bodo vaši podatki izbrisani. Če bi se želeli pri podjetju znova registrirati, morate svoje osebne podatke znova vnesti.

  • Pravica do ugovora

Vse dokler podjetje vaše podatke obdeluje na osnovi njegovega zakonitega interesa (in ne iz drugih razlogov za obdelavo) oziroma v zvezi z neposrednim trženjem, lahko temu, da podjetje vaše podatke obdeluje ugovarjate s sklicevanjem na vašo določeno okoliščino.

Če želite uveljaviti katerokoli vašo pravico, nam pošljite elektronsko pošto na elektronski naslov info@trimatus.si Kadar nam pišete zaradi uveljavljanje vaših pravic, vas lahko podjetje pred izvršitvijo vaše zahteve zaprosi, da se identificirate. Nenazadnje imate pravico do vložitve pritožbe pri organu za varstvo podatkov kjer prebivate ali ste zaposleni oziroma kjer menite, da se je težava v zvezi z vašimi podatki pojavila.

Ker se zakon v Sloveniji še spreminja in se pogoji te Izjave lahko občasno spreminjajo bomo vse bistvene spremembe te Izjave  objavili z ustreznimi obvestili na tej spletni strani oziroma bomo z vami navezali stik preko drugih komunikacijskih kanalov.

Za več informacij o Izjavi, vaših pravicah in naših dolžnostih nas lahko kontaktirate na info@trimatus.si.